Como automatizar o atendimento em Instituições de Ensino?

Como automatizar o atendimento em Instituições de Ensino?

Atualmente, as tecnologias estão mudando ativamente a forma como ocorrem os atendimentos em Instituições de Ensino de diferentes níveis pedagógicos.

De fato, o mercado de inteligência artificial e automação de processos educacionais deve chegar a quase 85 milhões de dólares até 2022 e, por isso, constantemente estão sendo desenvolvidas novas soluções tecnológicas para o setor, segundo diversas pesquisas de mercado.

Ainda assim, o papel real da automação do atendimento na educação e na rotina de pais e alunos deixa muito a desejar. Cercados por dispositivos, eles os usam predominantemente para comunicação, mas não conseguem dialogar com as Instituições de Ensino por esses meios.

Ao mesmo tempo, o próprio sistema educacional permanece obstinadamente resistente à transformação. Para a maioria das escolas, a abordagem da comunicação e do atendimento ainda é única.

No fim das contas, para receber atendimento, os alunos ou seus responsáveis ainda precisam frequentar a secretaria escolar para saber mais a respeito de qualquer assunto específico do universo acadêmico.

Sendo assim, ao analisarmos sobre a necessidade de automatizar o atendimento em Instituições de Ensino, surgem inúmeras questões, como:

  • Qual é o efeito da automação do atendimento no setor educacional? 
  • Como uma geração de indivíduos nativamente digitais reagirá ao surgimento e disseminação dessas tecnologias?
  • Quais técnicas de automação dão aos profissionais da educação mais tempo para ajudar os alunos ou seus responsáveis naquilo que realmente importa?
  • Como os alunos podem usar a automação para otimizar seu tempo e se concentrarem em cumprir seus objetivos acadêmicos?

Vamos tentar responder a essas e outras questões examinando algumas preocupações e benefícios potenciais que acompanham a implementação da automação do atendimento em Instituições de Ensino.

Então, quer saber mais sobre como automatizar o atendimento em Instituições de Ensino? Confira o conteúdo que preparamos para você!

Por que automatizar o sistema de atendimento em Instituições de Ensino é inevitável?

Por que automatizar o sistema de atendimento em Instituições de Ensino é inevitável?

A principal razão para a automação na educação ficar para trás em relação a outros setores tem a ver com a falta de conhecimento e experiência sobre como a automatização do sistema de atendimento em Instituições de Ensino opera.

É por isso que é absolutamente crucial fornecer à administração escolar um treinamento aprofundado sobre os conceitos de automatização do atendimento.

Não há nada de errado no fato de novas tecnologias lentamente, mas persistentemente, cumprirem diversos tipos de tarefa e otimizarem nossa rotina.

Na verdade, essa tem sido a tendência para muitas invenções que mudam o mundo, incluindo aviões, guarda-chuvas e até as lâmpadas. Todas elas sofreram muitas críticas públicas antes de se tornarem extremamente populares.

Quando se fala em educação, existem calculadoras eletrônicas, computadores, projetores de slides e outras coisas incríveis que não existiam há algumas décadas.

O mesmo pode ser esperado da automação do atendimento em Instituições de Ensino. A necessidade crescente de automatizar as organizações para acompanhar o ritmo das rápidas mudanças nos locais de trabalho pode ser a interrupção necessária para estimular a mudança no setor educacional.

Decidir deixar de lado essas tecnologias não é mais uma opção, já que qualquer instituição educacional que opte por não implementar a automatização provavelmente se encontrará obsoleta em apenas um ou dois anos.

A automatização do atendimento em Instituições de Ensino

A automatização do atendimento em Instituições de Ensino

Como professor ou gestor de uma Instituição de Ensino, você provavelmente está se perguntando como funciona exatamente o software de automação do atendimento.

Apenas como esclarecimento: ao falar sobre “automação do atendimento”, não queremos dizer que andróides substituirão os responsáveis pela administração escolar. Na verdade, a automação não substitui um processo. Em vez disso, a automação complementa um processo.

Em outras palavras, a automação é mais uma forma de construir um processo de trabalho eficaz usando algoritmos e robôs de software, os bots, capazes de realizar tarefas sem intervenção humana:

  • Um algoritmo é uma instrução passo a passo que descreve uma sequência de ações necessárias para concluir uma tarefa ou processo.

Cada dispositivo digital usa algoritmos até certo ponto. No caso de software de automação, um algoritmo é um conjunto de comandos precisos que informam a um dispositivo como realizar uma tarefa ou processar dados.

  • Um robô é um programa projetado para realizar tarefas simples e repetitivas, como entrada de dados, de forma mais rápida e eficiente do que humanos.

Os bots não são objetos físicos. Eles só existem em nossas telas de computador interagindo conosco, bem como com outros aplicativos e sistemas, por meio de uma interface de usuário.

Os bots também podem variar em termos de suas funções em um sistema. Por exemplo, chatbots são responsáveis pela troca de mensagens de texto com os usuários.

Em contraste, os bots baseados em regras agem em resposta a um conjunto específico de regras definidas pelo usuário ou administrador do sistema. No entanto, este tipo de automação é muito mais do que apenas simples trocas mensagens de bate-papo.

Quando configurado corretamente, permite automatizar qualquer progressão de etapas, ou seja, tarefas, eventos e interações, executando certas operações com base em condições e gatilhos predefinidos.

Dito isso, vamos ver quais benefícios a automatização do atendimento pode trazer para administrações acadêmicas, professores, alunos e seus pais.

Automatização do atendimento e os processos administrativos educacionais

Automatização do atendimento e os processos administrativos educacionais

As administrações acadêmicas freqüentemente se vêem sobrecarregadas com tarefas repetitivas e demoradas.

Gerenciar os horários das aulas, controlar a frequência dos alunos, processar notas, admitir novos alunos, entre outros. Mas todos esses processos são tão enfadonhos quanto valiosos!

Nesse caso, a automação é a única forma de manter os processos administrativos em execução, permitindo que as pessoas responsáveis ​​por esses processos economizem muito mais tempo.

Ao implantar um software de automação dentro da administração acadêmica de uma escola, muitas das rotinas de papelada manual podem ser completamente eliminadas.

No longo prazo, isso significa que a equipe será capaz de preencher funções que os capacitem a ser mais inventivos e criativos. Como resultado, eles serão capazes de se concentrar no que importa na educação: desenvolver relacionamentos mais próximos e significativos com professores, alunos e pais.

Além disso, confira a seguir alguns outros motivos pelos quais você deveria automatizar o atendimento em sua Instituição de Ensino!

Automatizar tarefas tediosas mudará as responsabilidades e produtividade da equipe escolar

Sobre como a automação afetará os empregos do setor de ensino, há muitas preocupações se as tecnologias resultarão em desemprego. Quais são as chances de um profissional da área ser substituído por um robô?

Temos motivos para acreditar que isso é altamente improvável. Além disso, o ensino é considerado uma das profissões menos vulneráveis ​​quando se trata de automação.

De acordo com a pesquisa Brookings de 2019, apenas 27% das tarefas atuais exigidas em “serviços educacionais” podem ser automatizadas usando as tecnologias existentes.

Em vez de serem substituídos, os profissionais usarão um software de automação do atendimento para agendamentos, controles e atendimentos.

Automatizar essas tarefas mudará as responsabilidades desses profissionais e permitirá que eles gastem menos tempo em tarefas de rotina e mais tempo com o que realmente importa!

Garantir a melhor experiência de atendimento aos alunos e responsáveis

Conforme discutido acima, a automação do atendimento em Instituições de Ensino oferece maior liberdade de tempo e produtividade.

Ele também permite que os alunos facilitem as interações com a equipe acadêmica, recebendo feedback de qualidade sobre a rotina escolar ou até mesmo sobre projetos e exames com mais rapidez e precisão do que nunca.

Ao adotar técnicas de automação do atendimento, os alunos não terão mais que lidar com a falta de informação ou ter que esperar semanas para obter feedback sobre uma simples solicitação.

Assim, as escolas e universidades devem tirar a ênfase das habilidades de papel e usar técnicas de automação para atender seus alunos ou seus responsáveis. Isso significa colocar mais foco no desenvolvimento de habilidades digitais, bem como uma maior ênfase na aprendizagem.

Segurança para os alunos e tranquilidade para os responsáveis

Além de tudo o que já falamos sobre, as ferramentas de automação do atendimento são extremamente úteis para os alunos mais jovens e seus pais.

As escolas primárias e secundárias podem usá-las para aumentar a segurança do aluno:

  • instalando um software que alertará um administrador quando um aluno acumular muitas faltas;
  • enviando um alerta automático por SMS para o telefone dos pais quando o filho faltar à escola inesperadamente;
  • notificando os pais sobre as notas e o desempenho geral de seus filhos.

Claro, existem muitos outros exemplos de como a automação do atendimento pode ser aplicada a processos educacionais. Se você ainda está se perguntando como a automação pode tornar os processos internos de sua instituição mais eficientes, teremos o prazer de explicar.

Como a automatização do atendimento em Instituições de Ensino pode melhorar os processos escolares?

Como a automatização do atendimento em Instituições de Ensino pode melhorar os processos escolares?

Como dissemos anteriormente, são inúmeros os benefícios que a automatização do atendimento em Instituições de Ensino pode trazer ao ser implementada. Por isso, a seguir confira alguns exemplos sobre como os processos escolares podem ser otimizados!

Processos de inscrição

A inscrição de alunos é um dos processos mais demorados que as instituições educacionais enfrentam.

Geralmente compreende um monte de tarefas em papel que, se realizadas manualmente, são cada vez mais vulneráveis ​​a erros humanos. Aprovar os formulários de inscrição do aluno, validar os documentos e confirmar manualmente a elegibilidade do aluno para um determinado curso é cansativo e demorado.

A automação do atendimento é a melhor maneira para as instituições educacionais aliviarem essa carga sobre sua equipe, ao mesmo tempo em que coletam formulários, documentos, requerimentos e depoimentos de estudantes remotamente preenchidos com precisão. A solução age automaticamente de acordo com uma lógica simples e gerenciam todo o processo.

Isso garante a equipe responsável tempo para validar documentos, avaliar a elegibilidade dos critérios e decidir se um aluno deve ser matriculado ou não.

Programação de reuniões e encontros

O planejamento e a preparação das reuniões são essenciais quando se trata de organizar os processos educacionais.

Normalmente, um organizador verifica a disponibilidade dos participantes antes de agendar uma reunião. Em seguida, ele notifica cada participante separadamente, passando informações sobre a data, a hora e local do encontro.

Sempre que houver uma mudança, o organizador deve repetir todo o procedimento novamente. No entanto, com uma solução que automatiza o atendimento, todo o processo de agendamento pode ser totalmente automatizado para que o envolvimento humano seja minimizado.

Tudo o que o organizador precisa fazer é configurar um fluxo de trabalho simples que verifique a programação de cada participante e que também notifique cada um deles.

Rastreamento de frequência dos alunos

O rastreamento de frequência é outro processo rotineiro, porém obrigatório, que a maioria das Instituições de Ensino deve realizar diariamente.

E se você acha que a frequência só diz respeito aos alunos, então você está muito enganado. É igualmente importante manter registros precisos do corpo docente e da administração escolar, a fim de garantir uma compensação justa para cada membro da equipe.

Ao adotar a ferramenta de automação certa para o rastreamento diário de presença, você pode, por exemplo, coletar informações para o registro de trabalho de seus funcionários. Esta abordagem permite uma avaliação mais justa e também que cada funcionário obtenha a compensação certa de acordo com a presença nos processos de rotina da instituição.

Relatórios de progresso

Além de gerenciar, a maioria dos profissionais responsáveis pela gestão escolar é obrigada a preencher relatórios de progresso de todas as classes.

Desnecessário dizer que isso é um trabalho muito enfadonho! Mas a automação pode ser uma grande ajuda aqui.

Depois que as notas dos alunos forem armazenadas eletronicamente, você pode usar um software de automação para extrair os dados necessários. Você também pode preencher previamente os cartões de progresso e até mesmo enviar o relatório de progresso para os interessados, por exemplo, os pais ou alunos.

Ao fazer isso, você não está apenas se livrando desse trabalho tedioso, mas também liberando horas que agora podem ser dedicadas a outro tipo de trabalho produtivo.

O futuro do atendimento automatizado em Instituições de Ensino

O futuro do atendimento automatizado em Instituições de Ensino

O impulso de agregação de valor mais significativo que a automação do atendimento trará à tona é o tempo de interação adicional que oferece aos alunos e àqueles que os educam.

A automação permitirá que as escolas se adaptem às necessidades dos alunos e ofereçam um atendimento muito mais rápido e ao mesmo tempo mais individualizado.

Com a tecnologia que monitora constantemente o progresso e os padrões de aprendizagem, a automação será capaz de ajudar os profissionais da área a identificar e resolver as lacunas em seu processo escolar.

A lista de vantagens é infinita e embora a maioria desses benefícios possa ainda não ter sido implementada na sua Instituição de Ensino, há uma coisa que temos certeza: sem a interferência humana na entrada de dados, os processos educacionais podem ser simplificados e modernizados, exigindo muito menos tempo e esforço para serem finalizados.

Nem todas as inovações são igualmente úteis para atingir seus objetivos. Isso, entretanto, não é motivo para ceticismo. A automação não envolve necessariamente matemática ou algoritmos complicados. Na verdade, implantar e administrar fluxos de trabalho pode ser muito simples!

Com um software para a automatização do atendimento adequado, você aprenderá como construir processos de trabalho eficientes e projetar automação de fluxos de trabalho de qualquer complexidade.

Você entenderá a análise dos fluxos de trabalho que poderão ajudá-lo a avaliar a eficiência dos métodos atuais e daqueles que automatizou recentemente. Além disso, você terá experiência prática com uma solução de automação de ponta.

A jornada da automação não virá sem desafios para os gestores. Porém, isso não significa que os administradores acadêmicos não serão capazes de colher os benefícios da automatização, uma vez implementada.

A automatização do atendimento em sua Instituição de Ensino é o que o ajudará a otimizar seus processos educacionais no futuro. Aprenda, transforme e se adapte aos novos modelos!
Gostou de entender melhor sobre como automatizar o atendimento em Instituições de Ensino? Então saiba qual é a importância da rastreabilidade do histórico de atendimento!

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